Jak ewidencjonujesz zakup środków trwałych finansowany z dotacji?
Dużym problemem dla wielu organizacji jest sposób rozliczania dotacji. Zgodnie z ustawą o rachunkowości obowiązuje Cię zasada memoriału, co oznacza, że dokumenty księgowe
powinieneś ujmować w księgach rachunkowych pod datą ich wystawienia, a wiadomo, że płatność dokonywana jest w terminie późniejszym.
Natomiast przy rozliczeniu dotacji powinieneś stosować zasadę kasową, czyli w rozliczeniu możesz ująć tylko te koszty, które zostały uregulowane (zapłacone). Innymi słowy: rozliczasz dotację
wydatkami.
Wszystko to jest proste do momentu zakupu środków trwałych. W przypadku zakupu środków trwałych kosztem dla Twojej organizacji jako nabywcy-właściciela środka trwałego jest amortyzacja. W
projekcie, w zależności od umowy i sposobu kwalifikowalności kosztów, rozliczany może być:
- koszt zakupu środka trwałego;
- koszt amortyzacji środka trwałego.
Przykład
Stowarzyszenie zajmujące się opieką nad dziećmi niepełnosprawnymi otrzymało z PFRON-u dotację celową w kwocie 82.000 zł na zakup samochodu do przewozu podopiecznych na zajęcia rehabilitacyjne. Dotację należy rozliczyć do 30 listopada 2007 r. Amortyzacja zakupionego samochodu będzie rozliczana zgodnie z ustawą o podatku o osób prawnych i wyniesie w skali roku 20%
Stowarzyszenie zajmujące się opieką nad dziećmi niepełnosprawnymi otrzymało z PFRON-u dotację celową w kwocie 82.000 zł na zakup samochodu do przewozu podopiecznych na zajęcia rehabilitacyjne. Dotację należy rozliczyć do 30 listopada 2007 r. Amortyzacja zakupionego samochodu będzie rozliczana zgodnie z ustawą o podatku o osób prawnych i wyniesie w skali roku 20%
| Opis zdarzenia | Wn konto | Kwota | Ma konto |
| Podpisanie umowy na zakup samochodu z PFRON-em (marzec 2007) | Konto 2 - rozrachunki; w analityce: rozrachunki z PFRON | 82.000 | Konto 8 - w analityce przychody przyszłych okresów PFRON |
| Wyciąg bankowy-przelew środków z PFRON na realizację umowy | Konto 1 - konto bank | 82.000 | Konto 2 - rozrachunki w analityce rozrachunki z PFRON |
| Wpłata zaliczki w wysokości 30% do dealera samochodowego | Konto 2 - rozrachunki; w analityce: rozrachunki z dealerem | 24.600 | Konto 1 - konto bank |
| FVAT od dealera za zakup samochodu | Konto 2 - rozrachunki; w analityce: rozrachunki z dealerem | 57.400 | Konto 1 - konto bank |
| Przyjęcie samochodu do użytkowania na podstawie druku OT (czerwiec 2007); samochód został uznany jako "pozostały środek transportu", dla którego roczna stawka amortyzacji wynosi 18% | 01 - środki trwałe; w analityce: samochód | 82.000 | Konto 2 - rozrachunki; w analityce: rozrachunki z dealerem |
| PK naliczenie amortyzacji82.000 * 18%=14.760 14.760/12 =1.230 m-cznie (amortyzacje naliczasz od dnia przejęcia do użytkowania, w tym wypadku od 1 czerwca 2007) | Konto 4 koszty w układzie rodzajowym; w analityce: amortyzacja samochód | 1.230 | Konto 07 - umorzenia; w analityce: umorzenie samochód |
| PK j.w. | Konto 5 - koszty administracyjne; w analityce: amortyzacja samochód | 1.230 | Konto 490 - rozliczenie kosztów |
| PK rozliczenie kosztów poniesionych w m-cu czerwcu 2007 dotyczących PFRON | Konto 8 - w analityce: przychody przyszłych okresów PFRON | 1.230 | Konto 7- w analityce: przychody statutowe PFRON |
Jak widzisz, kosztem dla stowarzyszenia będzie amortyzacja, więc do końca 2007 r. saldo konta 7 - w analityce: przychody statutowe PFRON i saldo kont zespołu 4 i zespołu 5 dotyczące amortyzacji
powinny być takie same i wynieść 7.380 (1.230 x 6 miesięcy). Natomiast saldo konta 8 - w analityce: przychody przyszłych okresów PFRON wyniesie 74.620 (82.000-7.380). Saldo na tym koncie będzie do
momentu całkowitego umorzenia samochodu.
W ramach rozliczenia dotacji z PFRON organizacja rozliczy koszt zakupu samochodu, czyli w rozliczeniu przedstawi koszt 82.000 zł. W celu sporządzenia rozliczenia finansowego do PFRON i wyliczenia
całkowitej kwoty rozliczenia księgowa powinna przeprowadzić następującą kalkulację:
Koszty projektu z zespołu "5" - koszt amortyzacji samochodu (ujęty w zespole "5") + koszt zakupu środka trwałego samochodu (ujęty na koncie środków trwałych w zespole "01"). Dla ułatwienia do
konta "01" - środki trwałe , konta "07" - umorzenie środków trwałych i do konta 550 - "amortyzacja" można sporządzić umiejętnie analitykę, aby było widoczne, co jeszcze amortyzujesz, a co już
umorzyłeś i jakie masz koszty w każdym roku. Taka analityka może być zrobiona w podziale np. na projekty, na sponsorów. W każdym razie dane z tych kont powinny zgadzać się z arkuszami
amortyzacyjnymi, jakie powinien prowadzić księgowy.
Może się zdarzyć, że w tym samym czasie organizacja będzie realizowała kilka projektów, w ramach których będzie możliwy do rozliczenia całkowity koszt zakupu środków trwałych. W takim przypadku
warto założyć ewidencję środków trwałych na koncie w zespole "01" w podziale na projekty, tak aby w prosty sposób można było wyróżnić koszt zakupu środków trwałych w ramach danego projektu.
Taki podział na konta może wyglądać następująco:
01 środki trwałe
01.01 środki trwałe umarzane wg tabeli
01.01.01 środki trwałe projekt -xxxx
01.01 środki trwałe umarzane wg tabeli
01.01.01 środki trwałe projekt -xxxx
07 - umorzenie środkówtrwałych
07.01 umorzenia środkówtrwałych wg tabeli
07.01.01 umorzenie środków.trwalych - projekt xxxx
07.01 umorzenia środkówtrwałych wg tabeli
07.01.01 umorzenie środków.trwalych - projekt xxxx
550 -koszty administracyjne
550.01 - amortyzacja
550.01.01 - amortyzacja środków trwałych - projekt xxxx
550.01 - amortyzacja
550.01.01 - amortyzacja środków trwałych - projekt xxxx
W powyższym przykładzie, mimo rozliczenia kasowego dotacji celowej wobec instytucji finansującej, w księgach organizacji dotacja ta będzie rozliczana jeszcze przez parę lat ze względu na
przestrzegania zasady memoriału, o której mowa w Ustawie o rachunkowości.
Są też sytuacje w których metoda kasowa jest równa metodzie memoriałowej.
Przykład
Fundacja realizująca program aktywizacji bezrobotnych otrzymała z Ministerstwa Pracy dotację w wysokości 7.000 zł na zakup dwóch stanowisk komputerowych. Dotację otrzymała w marcu 2007 r. Stanowiska te miały być udostępnione bezrobotnym w celu poszukiwania miejsca pracy. Fundacja zakupiła 2 zestawy komputerowe w cenie 3.200 zł każdy oraz dwie licencje programu Windows po 300 zł. Księgowa przyjęła do ewidencji księgowej każdy zestaw komputerowy na podstawie druku OT. Na wartość początkową każdego zestawu, która wyniosła 3.500 zł, składa się wartość zestawu komputerowego plus oprogramowane systemowe Windows. Ponieważ koszt zestawu nie przekracza 3.500 zł, to księgowa zgodnie z zapisami w ZPF będzie amortyzowała sprzęt jednorazowym odpisem.
Fundacja realizująca program aktywizacji bezrobotnych otrzymała z Ministerstwa Pracy dotację w wysokości 7.000 zł na zakup dwóch stanowisk komputerowych. Dotację otrzymała w marcu 2007 r. Stanowiska te miały być udostępnione bezrobotnym w celu poszukiwania miejsca pracy. Fundacja zakupiła 2 zestawy komputerowe w cenie 3.200 zł każdy oraz dwie licencje programu Windows po 300 zł. Księgowa przyjęła do ewidencji księgowej każdy zestaw komputerowy na podstawie druku OT. Na wartość początkową każdego zestawu, która wyniosła 3.500 zł, składa się wartość zestawu komputerowego plus oprogramowane systemowe Windows. Ponieważ koszt zestawu nie przekracza 3.500 zł, to księgowa zgodnie z zapisami w ZPF będzie amortyzowała sprzęt jednorazowym odpisem.
| Opis zdarzenia | Wn konto | Kwota | Ma konto |
| Podpisanie umowy na zakup dwóch stanowisk komputerowych | Konto 2 - rozrachunki w analityce rozrachunki Ministerstwem Pracy | 7.000 | Konto 8 - w analityce: przychody przyszłych okresów Ministerstwo Pracy |
| Wyciąg bankowy-przelew środków z Ministerstwa Pracy na realizację umowy | Konto 1 - konto bank | 7.0000 | Konto 2 - rozrachunki; w analityce: rozrachunki z Ministerstwem Pracy |
| FVAT od sprzedawcy zestawów komputerowych (maj 2007) | Konto 2 - rozrachunki; w analityce: rozrachunki z dostawcą zestawów komputerowych | 7.000 | Konto 2 - rozrachunki; w analityce: rozrachunki dostawcami |
| Regulacja FVAT | Konto 2 - rozrachunki; w analityce: rozrachunki z dostawcami | 7.000 | Konto 1 - konto bank |
| Przyjęcie zestawu komputerowego do użytkowania na podstawie druku OT (maj 2007) | 01 - środki trwałe amortyzowane w 100% | 3.500 | Konto 2 - rozrachunki; w analityce: rozrachunki z dostawcą zestawów komputerowych |
| Przyjęcie zestawu komputerowego do użytkowania na podstawie druku OT (maj 2007) | 01 - środki trwałe amortyzowane w 100% | 3.500 | Konto 2 - rozrachunki; w analityce: rozrachunki z dostawcą zestawów komputerowych |
| PK naliczenie amortyzacji (amortyzacja jednorazowa wartość zestawu komputerowego wyniosła 3.500 zł) | Konto 4 - koszty w układzie rodzajowym; w analityce: amortyzacja jednorazowa | 3.5000 | Konto 07 - umorzenia; w analityce: amortyzacja jednorazowa |
| PK naliczenie amortyzacji (amortyzacja jednorazowa wartość zestawu komputerowego wyniosła 3.500 zł) | Konto 4 - koszty w układzie rodzajowym; w analityce: amortyzacja jednorazowa | 3.5000 | Konto 07 - umorzenia; w analityce: amortyzacja jednorazowa |
| PK naliczenie amortyzacji (amortyzacja jednorazowa wartość zestawu komputerowego wyniosła 3.500 zł) | Konto 5-koszty administracyjne; w analityce: amortyzacja jednorazowa | 7.000 | Konto 490 - rozliczenie kosztów |
| PK rozliczenie kosztów poniesionych w maju 2007 dotyczących Ministerstwa Pracy | Konto 8 - w analityce: przychody przyszłych okresów Ministerstwo Pracy | 7.000 | Konto 7- w analityce przychody statutowe Ministerstwo Pracy |
Jak widzisz, w tym przypadku rozliczenie dotacji otrzymanej z Ministerstwa Pracy będzie takie samo dla zasady kasowej (wydano 7.000 zł), jak i dla zasady memoriałowej (w kosztach znalazło się
również 7.000 zł). Tak więc w tym przypadku koszty projektu przedstawione do rozliczenia instytucji finansującej w całości będą ujęte na kontach w zespole "5".
Brak komentarzy.